Anleitung

So richten Sie Zollfertig ein und versenden danach in vier Schritten: Bestellungen prüfen, Upload-Datei erstellen, bei der Post hochladen, Sendungsnummern zurückholen.

Fast alles finden Sie an zwei Orten: die Einstellungen unter WooCommerce → Einstellungen → Zollfertig, alles andere unter WooCommerce → Zollfertig mit den Tabs «Übersicht», «Zolldaten», «Vorlagen der Post», «Exporte» und «Sendungsnummern importieren».

1. Voraussetzungen

• WordPress 6.4 oder neuer (getestet bis 7.1) und WooCommerce 8.5 oder neuer (getestet bis 11.2).
• PHP 8.1 oder neuer.
• Eine Rechnungsbeziehung mit der Post und Zugang zum Online-Dienst «Begleitpapiere Kleinwaren international» im Kundencenter.
• Gewicht und Artikelnummer (SKU) bei allen Produkten, die ins Ausland gehen.

2. Installation und Lizenz

1. Laden Sie die aktuelle Version herunter: zollfertig-latest.zip. Den Link finden Sie auch in der E-Mail mit Ihrem Lizenzschlüssel.
2. Öffnen Sie in WordPress Plugins → Installieren → Plugin hochladen, wählen Sie die ZIP-Datei und klicken Sie auf «Jetzt installieren».
3. Klicken Sie auf «Plugin aktivieren». Ab jetzt läuft die Testphase von 14 Tagen.
4. Öffnen Sie WooCommerce → Zollfertig, Tab «Übersicht». Tragen Sie unter «Lizenz» den Lizenzschlüssel aus der E-Mail ein und klicken Sie auf «Lizenz aktivieren».

Läuft die Testphase ohne Lizenz ab, bleiben alle erfassten Zolldaten erhalten. Upload-Dateien lassen sich erst wieder mit Lizenz erstellen, alles andere funktioniert weiter. Ziehen Sie mit dem Shop um, deaktivieren Sie die Lizenz zuerst mit «Auf dieser Website deaktivieren».

Der Tab «Übersicht» zeigt danach, was noch fehlt: Absenderdaten, Vorlagen der Post, Zolldaten der Produkte und offene Auslandbestellungen.

3. Einstellungen

Die Einstellungen finden Sie unter WooCommerce → Einstellungen → Zollfertig. Füllen Sie sie einmal aus, bevor Sie die erste Datei erstellen.

Absender

Firma oder Name, Adresse, Kontaktperson, Telefon und E-Mail erscheinen auf Etikette und Zolldokumenten. Pro Zeile sind höchstens 30 Zeichen möglich. Das Telefon ist Pflicht und wird ohne Leerzeichen übertragen. Die MWST-Nummer ist optional.

Post-Optionen

Frankierung

PP oder PP/Journal, je nach Vertrag mit der Post. Voreingestellt ist PP.

Zusatzleistung

«Ohne Sendungsverfolgung» oder PRIORITY Plus.

Art der Sendung

Waren, Geschenk, Warenmuster, Rücksendung oder Andere. Für Verkäufe aus dem Shop: Waren.

Bei Unzustellbarkeit (CN 23)

Rücksendung PRIORITY, Rücksendung ECONOMY oder Preisgeben.

Handelsrechnung (CN 23)

Von der Post erstellen lassen oder eigene Rechnung beilegen, dazu die Zahl der Exemplare.

Schreibweise Tarifnummer

Zum Beispiel mit Punkt: 6110.2000.

Verpackungsgewicht (kg)

Wird zum Gewicht der Artikel addiert. Voreingestellt sind 0.1 kg. Das Bruttogewicht entscheidet über die Grenze von 2 kg.

Zolldaten und Regeln

Standard-Ursprungsland

Gilt für alle Produkte ohne eigenes Ursprungsland. Voreingestellt ist die Schweiz. Prüfen Sie das für zugekaufte Ware.

Warenwert

Ob der Warenwert inklusive Steuern deklariert wird.

NS-PID

Wenn aktiviert, verwendet das Plugin die Artikelnummer (SKU), wo keine Herstellernummer erfasst ist. Sinnvoll für eigene Produkte.

Zusammenfassen

Fasst Positionen mit gleicher Tarifnummer zusammen, wenn die Vorlage zu wenig Artikel-Spalten hat.

Regeln ab 1.11.2026

Wendet PDDP für Deutschland und die Pflicht-Kennungen schon vor dem Stichtag an. Zum Testen und Vorbereiten.

Wechselkurse

1 EUR, 1 USD und 1 GBP in CHF. Der EUR-Kurs entscheidet über die Grenze von EUR 150 und die Wahl zwischen CN 22 und CN 23. Prüfen Sie die Kurse regelmässig.

PDDP-Regeln

Ab 1. November markiert das Plugin B2C-Sendungen nach Deutschland bis EUR 150 automatisch als PDDP. Die Abgaben zahlen dann Sie über die Rechnung der Post, im Bestellfeld steht «zahlt der Shop».

Tragen Sie unter Absender eine IOSS-Nummer ein, falls Sie in der EU für IOSS registriert sind. Dann wendet das Plugin PDDP auch für Frankreich, Österreich, Belgien, Dänemark, Finnland, Luxemburg, Portugal und Schweden an.

Sendungsnummern

Legen Sie fest, ob eine Bestellung nach dem Import auf «Abgeschlossen» gesetzt wird. Das löst die Versand-E-Mail an die Kundschaft aus. Auf Wunsch zeigt das Plugin die Sendungsnummer in den Kunden-E-Mails und im Kundenkonto, mit einem Link zur Sendungsverfolgung. Im Link steht %s für die Sendungsnummer.

AI-Vorschläge

Die Dienst-URL bleibt leer, dann nutzt das Plugin den Standard-Dienst. Welche Daten der Dienst erhält, steht in der Datenschutzerklärung.

4. Zolldaten erfassen

Im Produkt: Tab «Zoll»

Öffnen Sie ein Produkt. Unter Produktdaten finden Sie den Tab «Zoll» mit diesen Feldern:

Zolltarifnummer

8-stellige Schweizer Tarifnummer aus Tares, mindestens 6 Stellen. Die ersten 6 Stellen prüft das Plugin gegen das Harmonisierte System (Ausgabe 2022). «In Tares nachschlagen» öffnet den Tarif, «Vorschlag» fragt den AI-Dienst.

Ursprungsland

Leer lassen, um das Standard-Ursprungsland aus den Einstellungen zu verwenden.

Zollbeschreibung (Englisch)

Genaue Warenbezeichnung auf Englisch, höchstens 30 Zeichen, zum Beispiel Cotton pullover, knitted. Leer bedeutet: Der Produktname wird verwendet.

Herstellernummer (NS-PID)

Modell- oder Produktnummer des Herstellers. Ab 1.11.2026 Pflicht für B2C-Sendungen in die EU.

Die Artikelnummer (M-PID) ist die SKU. Die GTIN oder EAN (S-PID) steht im WooCommerce-Feld «GTIN, UPC, EAN oder ISBN» im Reiter Lagerbestand. Das Gewicht kommt aus dem Reiter Versand.

Vorschläge für Tarifnummern

Ein Klick auf «Vorschlag» schickt Produktangaben an den AI-Dienst. Das Plugin zeigt nur Nummern, die es im Harmonisierten System gibt. Prüfen Sie den Vorschlag in Tares und klicken Sie dann auf «Übernehmen». Jeder Vorschlag ist ohne Gewähr.

Varianten

Varianten übernehmen leere Felder vom Hauptprodukt. Erfassen Sie bei einer Variante nur, was abweicht, zum Beispiel ein anderes Material mit eigener Tarifnummer.

Viele Produkte auf einmal: CSV-Import

Zollfertig ergänzt den Produkt-Export und -Import von WooCommerce (Produkte → Exportieren und Importieren) um vier Spalten:

Am einfachsten exportieren Sie zuerst alle Produkte, füllen die vier Spalten in der Tabelle aus und importieren die Datei mit «Vorhandene Produkte aktualisieren». WooCommerce ordnet die Spalten anhand ihrer Namen zu.

Zolldaten-Übersicht

Unter WooCommerce → Zollfertig, Tab «Zolldaten», sehen Sie alle Produkte, bei denen noch etwas fehlt. Tarifnummer, Ursprung, Zollbeschreibung und Herstellernummer bearbeiten Sie direkt in der Tabelle und sichern sie mit «Zolldaten speichern». Mit «Auch vollständige zeigen» erscheinen alle Produkte, das Suchfeld filtert nach Produkt oder SKU.

5. Vorlage der Post hochladen

Die Post gibt die Spalten der Upload-Datei vor. Das Plugin enthält die aktuellen Musterdateien für CN 22 und CN 23 (Felderbeschreibung der Post, Juni 2025) und exportiert ohne weiteres Zutun genau in diesem Format: CSV, Semikolon, UTF-8. Die Spalten für die neuen Kennungen fehlen in diesen Musterdateien noch. Bietet die Post eine neuere Musterdatei an, laden Sie diese hoch:

1. Melden Sie sich im Kundencenter der Post an, öffnen Sie «Begleitpapiere Kleinwaren international», wählen Sie «Mehrere Etiketten erstellen» bzw. «Mehrere Begleitpapiere erstellen» und laden Sie im Schritt «Datenimport» die Beispieldatei herunter.
2. Öffnen Sie WooCommerce → Zollfertig, Tab «Vorlagen der Post», und laden Sie beide Dateien mit «Musterdatei hochladen» hoch. Erlaubt sind .csv und .xlsx.
3. Das Plugin liest die Spaltenköpfe und meldet, wie viele Spalten es erkannt hat und ob die Kennungsspalten dabei sind. Unter «Spalten anzeigen» sehen Sie die Zuordnung.

Der Export folgt danach genau diesem Layout, ohne zusätzliche, fehlende oder verschobene Spalten. Ändert die Post die Musterdatei, laden Sie die neue Version hoch. Ohne Vorlage verwendet das Plugin das Spaltenlayout aus dem Handbuch. Darin fehlen die Kennungen, deshalb meldet es ab 1. November einen Fehler. Mit «Zurück zum Handbuch-Layout» löschen Sie eine hochgeladene Vorlage wieder.

6. Upload-Datei erstellen

In der Bestellübersicht unter WooCommerce → Bestellungen zeigt die Spalte «Zoll» den Stand jeder Auslandsbestellung: bereit, exportiert oder die Zahl der Probleme. In der Bestellung selbst listet die Box «Zoll und Post (Zollfertig)» alle Prüfungen, das Formular (CN 22 oder CN 23) und die geschätzten Abgaben.

1. Markieren Sie die Bestellungen, die Sie versenden wollen.
2. Wählen Sie die Massenaktion «Post-Upload-Datei erstellen» und klicken Sie auf «Übernehmen».
3. Das Plugin erstellt getrennte Dateien für CN 22 und CN 23, mit höchstens 300 Sendungen pro Datei, und öffnet den Tab «Exporte». Dort laden Sie die Dateien herunter.

Bestellungen mit Fehlern nimmt das Plugin nicht auf. Sie stehen im Tab «Exporte» unter «Nicht aufgenommen», mit dem Grund. Inlandsendungen überspringt es, ebenso Bestellungen, die schon eine Sendungsnummer haben. So geht keine Sendung doppelt an die Post. Jede aufgenommene Bestellung erhält eine Notiz.

Zwei Abkürzungen: Im Tab «Übersicht» erstellt «Datei für alle bereiten Bestellungen erstellen» die Datei für alle offenen Auslandbestellungen ohne Probleme. Einzelne Bestellungen exportieren Sie in der Box «Zoll und Post (Zollfertig)» mit «Upload-Datei nur für diese Bestellung».

7. Bei der Post hochladen

1. Melden Sie sich im Kundencenter der Post an und öffnen Sie «Begleitpapiere Kleinwaren international».
2. Wählen Sie «Mehrfacherfassung» für CN 22 beziehungsweise CN 23 und laden Sie die passende Datei aus Schritt 6 hoch.
3. Meldet die Post fehlerhafte Zeilen, korrigieren Sie die Angaben im Shop und erstellen die Datei neu.
4. Erstellen Sie die Versandliste und drucken Sie die Etiketten.
5. Laden Sie die Datei herunter, die die Post zurückgibt. Darin ist die Spalte «BARCODE» mit den Sendungsnummern ausgefüllt.

Die Bezeichnungen im Kundencenter stammen von der Post und können sich ändern. Massgebend ist das Handbuch der Post.

8. Sendungsnummern importieren

1. Öffnen Sie WooCommerce → Zollfertig, Tab «Sendungsnummern importieren».
2. Laden Sie die Datei der Post unverändert hoch, als .xlsx oder .csv.
3. Das Plugin ordnet jede Sendungsnummer über die Referenz WC-… ihrer Bestellung zu, vermerkt sie in einer Notiz und meldet, wie viele Nummern es übernommen hat. Je nach Einstellung setzt es die Bestellung auf «Abgeschlossen».

9. Fehlerbehebung

Das Plugin meldet Probleme pro Bestellung. Fehler verhindern den Export, Hinweise nicht. Die häufigsten Meldungen:

«Zeichen … sind bei der Post nicht erlaubt und werden ersetzt.»

Die Post akzeptiert nur Buchstaben, Ziffern, gängige Akzente und einige Satzzeichen. Das Plugin ersetzt den Rest vor dem Export: ß wird zu ss, typografische Anführungszeichen werden zu einfachen, € wird zu EUR. Andere Zeichen wie Emojis entfernt es. Texte kürzt es auf die erlaubte Länge, Telefonnummern enthalten nur Ziffern. Prüfen Sie bei dieser Meldung, ob Name und Adresse noch lesbar sind.

«Kleinwaren international sind bis 2.00 kg möglich.»

Das Bruttogewicht aus Artikeln und Verpackungsgewicht liegt über 2 kg. Solche Sendungen unterstützt das Plugin noch nicht. Geben Sie sie wie bisher auf, zum Beispiel als PostPac International. Liegt das Gewicht knapp darüber, prüfen Sie Produktgewichte und Verpackungsgewicht in den Einstellungen.

«Zolltarifnummer fehlt» oder «Zolltarifnummer … gibt es nicht»

Ergänzen Sie die Nummer im Tab «Zoll» des Produkts oder per CSV-Import. Meldet das Plugin, dass es die Nummer nicht gibt, stimmen die ersten 6 Stellen mit keiner Position des Harmonisierten Systems überein. Das ist oft ein Tippfehler. Der Hinweis «Die Post empfiehlt die 8-stellige Schweizer Tarifnummer» verhindert den Export nicht.

«Währung … ist nicht zulässig.»

Die Post akzeptiert CHF, EUR, USD und GBP. Bestellungen in anderen Währungen lassen sich nicht exportieren. Für die Grenze von EUR 150 und die Wahl zwischen CN 22 und CN 23 rechnet das Plugin mit den Kursen aus den Einstellungen.

«Artikelnummer (M-PID) fehlt» oder «Herstellernummer (NS-PID) fehlt»

Ab 1. November Pflicht. Erfassen Sie die SKU im Reiter Lagerbestand und die Herstellernummer im Tab «Zoll». Für eigene Produkte können Sie in den Einstellungen die SKU als NS-PID verwenden.

«Gewicht fehlt» oder «Warenwert fehlt»

Erfassen Sie das Gewicht im Reiter Versand des Produkts. Ein fehlender Warenwert betrifft meist Gratisartikel. Geben Sie ihnen einen realistischen Wert.

«Die Vorlage hat aber keine Spalten dafür.»

Ihre Vorlage stammt aus der Zeit vor den neuen Kennungen. Laden Sie die aktuelle Muster-Datei der Post hoch (Schritt 5).

«Absenderdaten unvollständig»

Ergänzen Sie die genannten Felder unter WooCommerce → Einstellungen → Zollfertig.

Hinweise zu PDDP und Firmenkunden

Bei PDDP-Sendungen ohne E-Mail und Telefon des Empfängers erscheint ein Hinweis, ebenso bei Firmenkunden in der EU ohne EORI-Nummer. Die EORI-Nummer des Empfängers tragen Sie in der Bestellung ein.

«In der Datei gibt es keine Spalte BARCODE.»

Sie haben beim Import nicht die Datei gewählt, die die Post nach dem Upload zurückgibt, oder die Datei wurde verändert. Laden Sie sie erneut aus dem Kundencenter herunter und importieren Sie sie unverändert. Bestellungen, die das Plugin nicht findet, zeigt es als «nicht gefunden» an.

Die Post meldet beim Upload unbekannte Zeichen

Das Plugin ersetzt Zeichen, die die Post nicht erlaubt, schon beim Export. Meldet der Post-Dienst trotzdem einen Fehler, aktivieren Sie dort im Schritt «Datenimport» die Option «Unbekannte Zeichen ersetzen» und schreiben Sie uns, welches Zeichen betroffen war.

«Die Testphase ist abgelaufen.»

Tragen Sie unter WooCommerce → Zollfertig, Tab «Übersicht», einen Lizenzschlüssel ein. Ihre Zolldaten sind nicht verloren.